Campeón de la Lista de Verificación

Translated by Rachael Sine; see the original English version here.

¿Te sientes atormentado por tu lista de verificación de pretemporada? No la dejes pendiente hasta el último minuto. Evita el agotamiento y entra con confianza en la temporada alta con estrategias para abordar tus tareas como un verdadero campeón.

Para Austin Gardiner, CEO de GL Pools en San Diego, California, un enfoque proactivo y un inicio temprano en la lista de tareas hacen que la temporada de natación sea más disfrutable para todos.

“Las personas profesionales en piscinas pueden subestimar la demanda de la temporada de natación,” dice. “Necesitamos predecir y prepararnos para los niveles más altos de uso y no ser tomados por sorpresa.”

Kyle Peter, propietario de Nevergreen Pools en Shingle Springs, California, dice que las personas profesionales en piscinas pueden complicarse si son demasiado relajadas con su calendario de pretemporada. “Si no planificas con anticipación, si tratas el mes de marzo como enero y febrero, te quedarás atrás en abril y mayo, y luego te toparás con el feriado Memorial Day,” comenta Peter. “Ahí es donde veo los mayores errores.”

Dado que las cosas casi nunca salen exactamente como se planean, concéntrate en mejorar la eficiencia en la planificación de rutas, invierta en capacitación para ahorrar tiempo en el trabajo y establece expectativas claras con los clientes sobre posibles desafíos. Mantener una comunicación sólida tanto con tu equipo como con los clientes es crucial para una temporada fluida y exitosa.

Errores a evitar

Ernie Civic, propietario de Civic’s Pool Service en Tampa, Florida, dice que uno de los errores más frecuentes que ha observado es que las personas profesionales en piscinas llegan a un trabajo con equipos averiados o en mal estado.

“Esto no solo retrasa el servicio, sino que también deja una mala impresión en los clients,” comenta Civic. “Nos aseguramos de que cada pieza de equipo sea inspeccionada, reparada o reemplazada antes de que comience la temporada, para estar completamente preparados para cada llamada de servicio.”

Civic señala que no probar ni equilibrar el agua de la piscina antes de la temporada puede provocar la proliferación de algas, daños en el equipo y clientes insatisfechos. Priorizar la química del agua desde el inicio garantiza que las piscinas comiencen la temporada limpias y equilibradas.

Otro error que Civic observa con frecuencia es la falta de capacitación de pretemporada para los empleados y las empleadas, lo que a menudo genera ineficiencias y errores, especialmente al solucionar problemas de equipos o atender inquietudes de los clientes. “Invertimos en la formación de nuestro equipo en las últimas herramientas, técnicas y habilidades de servicio al cliente para asegurarnos de que se sientan seguros y capacitados durante la temporada alta,” afirma.

Si no planificas con anticipación, si tratas el mes de marzo como enero y febrero, te quedarás atrás en abril y mayo, y luego te toparás con el feriado Memorial Day,” comenta Peter. “Ahí es donde veo los mayores errores.”

Kyle Peter, Nevergreen Pools

Civic menciona que otra oportunidad desaprovechada es no educar a los clientes sobre mejoras, necesidades estacionales o revisiones de pretemporada.

Las personas profesionales en piscinas pueden interactuar con los clientes a través de boletines informativos, informes de mantenimiento y consultas individuales para asegurarse de que estén preparados para tomar las mejores decisiones para sus piscinas.

“Nuestro mantra es simple: revisar dos veces, arreglar una,” dice Civic.

Michael Ellison, propietario de Cool Haven Pool Repair en Forney, Texas, recomienda a las personas profesionales en piscinas mejorar la eficiencia en la planificación de rutas y ofrecer mucha capacitación para ahorrar tiempo en el trabajo. Además, advierte que no hacer preguntas aclaratorias a los clientes puede generar expectativas incorrectas.

“Yo hago muchas preguntas para descubrir qué es lo más importante para [el cliente],” comenta Ellison.

Las preguntas sobre eficiencia, precio, durabilidad, garantía, conveniencia y tiempo de residencia pueden ser muy útiles.

“Siempre trato de equiparlos con un dispositivo que se adapte a las tecnologías en constante evolución y la automatización futura,” dice Ellison.

También recomienda limitar las opciones para ahorrar tiempo y ofrecer una perspectiva sincera cuando se le pregunte. “Solo les doy una o dos opciones, no más,” dice. “Si me piden mi opinión, se las doy con honestidad, como si estuviera en su lugar.”

Elementos esenciales de la lista de verificación

Un proceso para tomar notas

Peter dice que es fácil olvidar lo caótico que fue un desafío inesperado durante la temporada alta, por lo que su equipo toma notas cuando ocurren estos problemas y las revisa en la temporada baja. De esta manera, pueden implementar sistemas para prevenir o minimizar situaciones similares en el futuro.

“Hemos aprendido por las malas que hacer cambios importantes a mitad del verano simplemente no es práctico,” explica Peter.

En inviernos anteriores, el equipo de Peter abordó mejoras operativas clave, incluyendo la implementación de una aplicación de seguimiento de inventario que mantiene los niveles de stock y genera automáticamente órdenes de compra diarias para evitar escasez. La empresa también optimizó sus operaciones de TI al trasladar más de 20 iPhones a Apple Business Manager y Mosyle, eliminando la necesidad de IDs de Apple individuales y ahorrando incontables horas de resolución de problemas.

“Cada octubre, sacamos nuestra lista de proyectos de invierno, clasificamos los elementos por prioridad e impacto y nos ponemos a trabajar,” dice Peter, mencionando otros proyectos como actualizaciones de procedimientos operativos estándar (SOP), la renovación del sistema de facturación y la implementación de un CRM. “Es un cambio radical que mantiene nuestras operaciones funcionando sin problemas.”

Inspecciones de equipos y piscinas

Gardiner, Peter y Civic coinciden en que todo el equipo, especialmente las piezas que tendrán un uso intensivo, debe ser inspeccionado y probado durante la pretemporada.

“A menudo consideramos estas revisiones de primavera como una apertura gradual, en la que buscamos identificar y diagnosticar cualquier posible falla antes de que comience la temporada con la mayor demanda y expectativas,” comenta Gardiner.

Civic señala que los componentes claves de las piscinas que deben inspeccionarse incluyen:

• Bombas y motores: Revisar ruidos, fugas y eficiencia. Señales de alerta: Ruido excesivo, baja presión o fugas visibles

• Filtros: Inspeccionar en busca de grietas, obstrucciones o signos de desgaste. Limpiar o reemplazar el material filtrante si es necesario. Señales de alerta: Grietas, bloqueos o presión constantemente por encima de lo normal

• Calentadores: Probar la ignición, los sensores de flujo y los termostatos para garantizar un calentamiento adecuado. Señales de alerta: Calentamiento inconsistente o fallo en la ignición

• Plomería y válvulas: Buscar fugas, grietas o corrosión en tuberías y accesorios. Señales de alerta: Pérdida de agua, burbujas de aire en los retornos o accesorios corroídos

• Componentes eléctricos: Probar paneles de control, temporizadores y luces. Señales de alerta: Controles defectuosos, botones que no responden o fallos en la iluminación 

Automatiza donde puedas

El equipo de Peter implementa mantenimientos anuales o semestrales fijos, como limpiezas de filtros. Él sugiere automatizar los servicios existentes para garantizar un mantenimiento proactivo durante todo el año.

“Hacemos ese mantenimiento cuando el equipo se usa con más frecuencia y reemplazamos preventivamente las piezas desgastadas,” explica. “Es un buen ingreso en la temporada baja para nosotros.”

Peter menciona que, en ocasiones, algunos clientes retrasan el mantenimiento porque no están preparados financieramente para afrontarlo. Su equipo se comunica con ellos en primavera en lugar de esperar su llamada en junio, lo que ayuda a distribuir mejor la carga de trabajo.

Las aplicaciones y el software de gestión optimizan y automatizan rutas de servicio, administración de productos químicos e inventario, atención y comunicación con los clientes, programación de trabajo y más. Además, el software puede proporcionar información sobre las necesidades del año anterior, permitiendo una mejor planificación de lo que se necesitará y cuándo.

Peter, Civic y Gardiner recomiendan Hubspot para la gestión de clientes y marketing, la aplicación Orenda para la dosificación y cálculo de productos químicos, la aplicación Skimmer para el seguimiento de rutas y la atención integral al cliente y Orca Scan, que gestiona costos, información de fabricantes y proveedores, números de piezas, datos relacionados y proporciona un escáner de códigos de barras. Gardiner señala que el software de servicio es valioso tanto para el registro de datos como para la comunicación con los clientes, quienes pueden recibir información a través de fotos y mensajes personalizados.

“Antes del verano, dedica tiempo a dejar atrás una carpeta con papeles o una mente llena de recuerdos aproximados sobre dosificaciones previas,” recomienda Gardiner. “Tú y tus clientes lo agradecerán.”

Considerar las condiciones climáticas regionales

El clima influye en el tipo de desgaste del equipo y en el nivel de uso de productos químicos. Las personas profesionales en piscinas deben evaluar las condiciones climáticas estacionales que enfrentarán las piscinas de sus clientes para planificar el inventario de productos químicos y las áreas que pueden requerir mayor inspección y atención.

Gardiner menciona que su área en San Diego está clasificada como un desierto costero, con vientos de Santa Ana y tasas de evaporación superiores al promedio, lo que afecta los niveles de agua de las piscinas y pone al cliente en riesgo de nadar en agua en condiciones subóptimas.

Civic señala que la lista de verificación de su equipo aborda los desafíos relacionados con el calor y las lluvias frecuentes de Florida. “Al adaptar nuestro enfoque al clima de Florida, garantizamos que las piscinas permanezcan seguras, equilibradas y listas para la temporada,” dice.

Priorizar el descanso y la recuperación

Gardiner dice que la pretemporada es el momento ideal para dedicar tiempo al autocuidado, y si es posible viajar o desconectarse durante unas vacaciones, hay que hacerlo.

“Mantente fresco,” aconseja. “Tómate un tiempo libre si puedes organizarlo. Cuida tu cuerpo y tu mente. Si tienes una lesión persistente, busca respuestas. Prioriza el autocuidado para presentarte como la mejor versión de ti mismo ante tus clientes y las personas que te rodean.”

Gardiner también señala que este es el momento para que las personas profesionales en piscinas enfrenten el síndrome del impostor, llenando cualquier vacío de conocimiento.

“Conviértete en un verdadero experto en al menos un aspecto de esta profesión,” dice. “Esto revitalizará tu pasión por el trabajo y te ofrecerá una nueva perspectiva.”

Gardiner señala que cualquier conocimiento y experiencia adquiridos también aportan un valor adicional a los clientes, lo que beneficia a ambas partes.

También sugiere fomentar el descanso entre los miembros del equipo para que todos tengan energía al iniciar la exigente temporada.

“Ten un equipo completo que pueda cubrir a quienes se enfermen o se lesionen sin sobrecargar a los miembros fieles y confiables que se presentan todos los días,” recomienda Gardiner. “Motiva a tu equipo asegurándote de que vean la belleza y el significado de su trabajo.”

Invertir en capacitación y preparación garantizará que los empleados y las empleadas tengan todo lo necesario para dar lo mejor de sí durante la temporada de natación.

“Queremos que nuestro equipo comprenda lo valiosa que es su contribución a la comunidad a través de su experiencia y esfuerzo,” dice Gardiner. “Estamos ayudando a las personas a disfrutar verdaderamente de la vida y a mantenerse seguras.”