Guía de Supervivencia para el Verano
Translated by Rachael Sine; see the original English version here.
Para algunas personas profesionales en piscinas, la temporada de verano se presenta como una ola gigante de estrés.
Los cambios de horario, las vacaciones de los empleados y empleadas y una avalancha de llamadas de servicio pueden llegar al mismo tiempo, dejando a las personas profesionales en piscinas sintiéndose como si apenas pudieran mantenerse a flote. Ya sea que una empresa construya o dé servicio a piscinas, quienes cuenten con una comunicación clara y una buena planificación tanto con los empleados y empleadas como con los clientes se sentirán menos abrumados y más preparados para afrontar el verano con confianza.
- Comunica las expectativas
- Mantén un horario organizado
- Recuerda lo que realmente importa
Comunica las expectativas con tu equipo y clientes
Scott Rhodes, presidente de Rhodes Custom Pools en Rogersville, Missouri, dice que las claves para sobrevivir el verano en su mercado estacional son la planificación anticipada y tener un horario flexible.
“Haz todos los pedidos necesarios para tus proyectos con mucha anticipación para evitar aumentos de precio e indisponibilidad, y proporciona a tus clientes una fecha aproximada de inicio que sea realista,” aconseja Rhodes. “Evita tener que [detener] un proyecto por retrasos del cliente, retrasos de materiales o falta de disponibilidad de subcontratistas planificando con anticipación y comunicándote de forma constante con todos los involucrados.”
Rhodes programa los proyectos en el orden en que se venden, pero a veces el cliente no está listo para comenzar. En ese caso, su equipo no tiene que preocuparse por el tiempo perdido, porque ya tienen otro proyecto preparado gracias a su planificación y flexibilidad.
Rhodes organiza los horarios de verano permitiendo tiempo libre solo cuando es necesario, y lo mantiene limitado durante esta temporada.
“Aprovechamos los fines de semana y los días festivos durante el verano, y normalmente tenemos más tiempo libre en invierno, ya que estamos ubicados en un mercado estacional,” explica Rhodes.
El clima de verano en el medio oeste (de los EE.UU) suele traer tormentas estacionales — lo que significa días perdidos — así que su equipo aprovecha las horas de luz más largas cuando el clima lo permite.
En Tennessee, el clima es más constante, por lo que el verano no trae grandes cambios operativos, dice Lauren Womick, presidenta de Kevin Sparks Signature Pools. Sin embargo, los planes y políticas que tienen en marcha ayudan a mantener a todos enfocados durante los altibajos del año.
Aprovechamos los meses de invierno para capacitar y contratar nuevos empleados(as), asegurando que estemos listos para un ritmo de instalación más rápido en verano. Con empleados(as) y clientes, ser constantes proporciona seguridad y confianza.”
Lauren Womick, Kevin Sparks Signature Pools
“Podemos mantener a nuestros empleados(as) trabajando todo el año,” explica Womick. “Aprovechamos los meses de invierno para capacitar y contratar nuevos empleados(as), asegurando que estemos listos para un ritmo de instalación más rápido en verano. Con empleados(as) y clientes, ser constantes proporciona seguridad y confianza.”
Usar un pronóstico mensual de proyectos ayuda a mantener informados a los clientes, protege la reputación de la empresa y asegura que sus empleados y empleadas se mantengan enfocados, dice Womick.
Cada semana, los clientes reciben un correo electrónico con la siguiente información:
- En qué semana del total de semanas previstas están trabajando
- Qué trabajo se ha completado
- Qué trabajo está programado para esa semana
- Qué trabajo queda por realizar
- Facturas pendientes
A partir de ahí, Womick dice que informan al cliente cada mañana si habrá trabajadores en el sitio. Esto permite al cliente saber qué está sucediendo en su propiedad y asegurarse de que las mascotas estén dentro de la casa y los técnicos(as) tengan acceso libre.
“Hay muchos pasos en la construcción de una piscina,” dice Womick. “Nos aseguramos de que nuestros clientes comprendan esos pasos, qué son y por qué deben seguir cierto orden. Cuanto más conocimiento les damos, más entienden el trabajo y más confían en el proceso.”
Jeff Smith, director de ventas y marketing en Alan Smith Pools en Orange, California, aconseja a las personas profesionales en piscinas que sean realistas con sus límites y compartan esa información con los clientes. Para sus proyectos de remodelación, Smith recomienda a los clientes esperar hasta después del verano para comenzar. “Si usar su piscina durante el verano es una prioridad, somos francos con ellos respecto a los tiempos de espera que pueden ocurrir durante esta temporada,” explica.
Smith también trata de evitar programar vacaciones para empleados y empleadas en verano comunicando claramente las expectativas dentro de la empresa.
Mantenga un horario organizado
Womick utiliza Monday.com, un software que, según ella, ayuda a automatizar aspectos de la gestión de horarios y proyectos. Explica que usar esta herramienta de programación, junto con reuniones semanales constantes con los coordinadores de proyectos, le ha ayudado a mantener una rutina eficiente y le permite compilar la información en una sencilla hoja de cálculo de Excel.
Smith utiliza BuilderTrend, un software de gestión de proyectos, para toda la programación de remodelaciones y re-revestimientos de la empresa. BuilderTrend ayuda a los constructores a establecer un cronograma de proyecto, mantener actualizado el presupuesto y compartir información con subcontratistas y clientes, todo en una sola aplicación. Smith también utiliza un diagrama de Gantt con el software, que permite hacer un seguimiento visual de las actividades y tareas en relación con el tiempo.
Rhodes dice que no utiliza software de programación, pero atribuye su minuciosidad y dedicación a los proyectos a haber tomado clases de gestión de proyectos durante la temporada baja, además de sus dos años de servicio militar activo.
“Eliminar el estrés de tener que cumplir muchos roles no es una tarea fácil, y sinceramente, casi imposible, pero una buena planificación puede reducir mucho estrés durante el año,” dice.
Recuerda lo que (y quién) realmente importa
Womick recuerda a las personas profesionales en piscinas que estas tareas diarias no se tratan solo de construir o dar mantenimiento a piscinas de manera eficiente — sino de las personas involucradas, tanto trabajadores como clientes, quienes realmente importan.
“El empleo es más que lo que el trabajador o la trabajadroa puede hacer por tu empresa,” dice. “Es proporcionar un espacio donde puedan encontrar comunidad y conexión.”
Womick dice que es un honor brindar empleo y apoyar a las familias; cree que el papel de un(a) líder es ofrecer un espacio donde los empleados y empleadas puedan vivir y desarrollar sus talentos.
“Construir piscinas es una carrera — una carrera que retribuye diez veces más cuando se invierte adecuadamente,” dice. “Crear una cultura que motive, desafíe y eleve al empleado(a) proporcionará más de lo que podrías imaginar.”
Rhodes dice que dirigir una empresa libre de estrés no es una tarea sencilla y alienta a las personas profesionales en piscinas a ser honestas y diligentes.
Mi mejor consejo es dirigir un negocio honesto, planificar y comunicar bien con tus clientes y proveedores, y ser lo mejor que puedas ser.”
Scott Rhodes, Rhodes Custom Pools
“Mi mejor consejo es dirigir un negocio honesto, planificar y comunicar bien con tus clientes y proveedores, y ser lo mejor que puedas ser,” dice. “Saber cuándo tomar un descanso y tiempo libre, lo cual es mi mayor desafío.”
